Căn cứ quyết định 5182/QĐ-BYT và hướng dẫn chi tiết của Bộ Y tế, công bố sản phẩm thực phẩm qua mạng được thực hiện qua 4 bước sau :
Theo đó, khi doanh nghiệp cho nhu cầu xin Cấp giấy tiếp nhận công bố hợp quy hoặc Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định An toàn thực phẩm, doanh nghiệp vào tài khoản đã được cấp để tiến hành khai báo hồ sơ (Bước 2). Thành phần hồ sơ không thay đổi so với thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp bằng bản cứng. Tuy nhiên, trên thực tế việc soạn thảo hồ sơ công bố để tiến hành nộp hồ sơ qua mạng khá là khó khăn đối với những ai không sử dụng được các phần mềm hoặc ít tương tác trực tuyến…
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện dịch vụ công, đặc biệt tiết kiệm thời gian và tránh các lỗi sai thường gặp trong quá trình soạn hồ sơ công bố sản phẩm trực tuyến, chúng tôi xin chia sẻ một vài kinh nghiệm trong quá trình kê khai hồ sơ mà doanh nghiệp cần phải lưu ý để đảm bảo thực hiện đúng và nhanh chóng các bước theo quy định của Nhà Nước.
Khai báo hồ sơ
Sau khi đăng nhập, Doanh nghiệp chọn tab Khai báo hồ sơ (1) và nhấn Khai báo (2):
Bước 1: Chọn loại hồ sơ công bố
Doanh nghiệp chọn đúng loại hồ sơ cần khai báo:
- Công bố hợp quy bên thứ nhất
- Công bố hợp quy bên thứ ba
- Công bố phù hợp đối với thực phẩm chức năng nhập khẩu
- Công bố phù hợp đối với thực phẩm chức năng sản xuất trong nước
- Công bố phù hợp đối với thực phẩm thường nhập khẩu
- Công bố phù hợp đối với thực phẩm thường sản xuất trong nước
Bước 2: Tại màn hình khai báo hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện điền thông tin tương ứng:
Bước 2.1: Khai báo Bản công bố và Thông tin chi tiết sản phẩm
Doanh nghiệp có thể khai báo bằng một trong 2 cách:
Cách 1: Khai báo trực tiếp trên website (điền vào 2 tab: Bản công bố (1) và Thông tin chi tiết sản phẩm (2)). Ở tab Thông tin chi tiết sản phẩm: Các mục Các chỉ tiêu chất lượng chủ yếu, Chỉ tiêu vi sinh vật, Hàm lượng kim loại nặng, Hàm lượng hóa chất không mong muốn, ta có thể thực hiện các chức năng sau:
- Thêm mới bản ghi: nhấn nút
=> một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng - Xóa bản ghi: Nhấn nút xóa
ứng với bản ghi cần xóa - Lưu ý: nếu có dòng trống: các thông tin như Tên chỉ tiêu, Mức công bố, Mức đáp ứng/khẩu phần ăn (nếu có) là bắt buộc nhập (Các mục này hệ thống có hỗ trợ nhập ký tự đặc biệt, chỉ số trên/dưới
. Nếu không có thông tin ở bảng tương ứng => có thể thực hiện xóa dòng trống mặc định đi, khi đó các thông tin này không bắt buộc nhập.
Cách 2: Nhập thông tin từ Excel (3) theo biểu mẫu mà hệ thống cung cấp, thì Doanh nghiệp không phải điền vào 2 tab như cách 1, thông tin từ file excel sẽ tự điền sang 2 tab đó.
Doanh nghiệp phải sử dụng biểu mẫu excel của hệ thống cung cấp bằng cách tải về từ link trên trang chủ hoặc Nhấn link : 
Sau khi tải biểu mẫu, nhập các thông tin hồ sơ vào biểu mẫu.
Chú ý: Doanh nghiệp phải giữ nguyên định dạng biểu mẫu excel khi khai báo để đảm bảo đọc đúng dữ liệu hồ sơ vào hệ thống. Nếu có chỉ số trên/dưới thì phải nhập sau bằng công cụ hỗ trợ trên web, không nhập bằng định dạng font chữ trong excel.
- Doanh nghiệp chọn nút
để chọn file excel đã khai báo à Mở ra màn hình chọn tệp để import => Doanh nghiệp chọn file excel vừa khai báo - Nhấn nút
để tiến hành import dữ liệu từ file => Hệ thống thông báo thành công nếu dữ liệu khai báo đúng => các dữ liệu trên file excel sẽ được tự động fill vào các ô tương tứng trên form hệ thống tại các tab tương ứng với các sheet trong file excel. Hệ thống báo lỗi tương ứng nếu dữ liệu khai báo chưa đúng => Doanh nghiệp sửa trên file và import lại hoặc sửa ngay trên form của hệ thống.
Bước 2.2: Khai báo tài liệu đính kèm
Sau khi điền xong 2 tab Bản công bố và Thông tin chi tiết sản phẩm à vào tab Tài liệu đính kèm để đính kèm các giấy tờ hoặc file mềm (các giấy tờ gốc phải được scan màu) theo danh sách hệ thống đã liệt kê theo loại hồ sơ doanh nghiệp đã chọn.
- Thêm mới bản ghi: nhấn nút => một dòng trống sẽ được thêm vào cuối bảng => điền thông tin tài liệu và đính kèm tệp
- Hoặc có thể Nhập từ hồ sơ pháp lý: Doanh nghiệp có thể chọn các tài liệu đính kèm từ hồ sơ pháp lý đã khai báo trước đó.
- Xóa bản ghi: Nhấn nút xóa ứng với tài liệu cần xóa (Khi cần thay thế tệp đính kèm, chỉ cần nhấn nút để chọn lại tệp, không cần xóa cả dòng)
Bước 3: Lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất khai báo, Nhấn nút 
để thực hiện lưu hồ sơ lại.
- Nếu dữ liệu nhập đầy đủ và hợp lệ => hệ thống hiển thị thông báo thêm mới thành công.
- Nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc không hợp lệ => hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
Chú ý:
- Các trường đánh dấu (*) là các trường bắt buộc nhập
- Tại tab Bản công bố: Nếu thông tin Xuất xứ trùng với thông tin Doanh nghiệp bên trên thì có thể sử dụng button
để sao chép thông tin doanh nghiệp xuống thông tin Xuất xứ - Để nhập ký tự đặc biệt hoặc ký tự hóa học, toán học thì phải nhập bằng công cụ hỗ trợ
- Tài liệu đính kèm phải là một trong các định dạng mà hệ thống cho phép. Mỗi loại tài liệu đính kèm nên scan thành 1 file (hoặc scan thành từng trang riêng, sau đó cũng phải ghép thành 1 file). Riêng nhãn phải là file PDF và phải được tick vào ô đánh dấu là nhãn (cả nhãn chính và nhãn phụ (nếu có)). Những tài liệu đính kèm không phải là nhãn thì không được tick.
=> Sau khi lưu thành công, vào Danh sách sẽ thấy Hồ sơ ở trạng thái Mới tạo:
Hồ sơ ở trạng thái Mới tạo có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nhấn nút 
để thực hiện)
Ký lên hồ sơ đã khai báo hoàn chỉnh
-Sau khi hoàn thành khai báo hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện ký điện tử hồ sơ (yêu cầu ký điện tử trước khi thanh toán phí cho hồ sơ và nộp đến Cục). Hệ thống hỗ trợ Ký điện tử ngay trên hệ thống
Xem hướng dẫn chi tiết cách thực hiện ký điện tử trên hồ sơ công bố sản phẩm thực phẩm. Tại đây
Chú ý: Sau khi ký điện tử , doanh nghiệp không được sửa đổi thông tin hồ sơ nữa. Trường hợp có sai khác với hồ sơ đã ký, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin của mình. Vì thế trước khi ký, doanh nghiệp phải thực hiện xem lại hồ sơ đã khai, xuất hồ sơ để kiểm tra, nếu thấy thông tin khai hoàn chỉnh thì mới thực hiện ký lên hồ sơ.
Video hướng dẫn khai báo hồ sơ công bố sản phẩm
